Řízení procesů ve společnosti VARS BRNO s IS FLORES

7.10.2015

FLORES umožnil standardizovat průběh procesů a zvýšil efektivitu prováděných činností ve společnosti s vedoucí pozicí v oblasti ITS (Intelligent Transport Systems), oblasti hospodaření s pozemními komunikacemi (Road Asset Management) a správy majetku založené na GIS (Geographic Information System).  

VARS BRNO a.s. je technologická firma nabízející inovativní a chytrá řešení pro dopravu, správu majetku a GIS. Jádrem těchto řešení jsou softwarové aplikace odrážející nejnovější trendy v oblasti informačních technologií. Spolupracuje s výzkumnými institucemi a její partneři jsou celosvětovými lídry v oblasti technologií (ESRI, Microsoft, HP, Navteq, SWARCO,…).

Společnost byla založena v roce 1995 v Brně, v technologickém centru České republiky. V průběhu let se vyprofilovala do lídra v oblasti ITS (Intelligent Transport Systems), oblasti hospodaření s pozemními komunikacemi (Road Asset Management) a správy majetku založené na GIS (Geographic Information System). Poskytuje také související GIS a CAD systémy a IT infrastrukturu.

Výchozí situace

Ekonomické, obchodní a provozní agendy byly před nasazení komplexního informačního systému řešeny v oddělených evidencích. Pro vedení ekonomiky a účetnictví byl využíván účetní software InfoOffice a další evidence byly zpracovávány pomocí MS Excel a dalších nezávislých aplikací. Takový způsob zpracování informací a vedení agend nedával vedení včas informace potřebné pro řízení společnosti ani neposkytoval dostatečný přehled o realizovaných projektech, stavu obchodních příležitostí a komunikaci v rámci obchodu a realizace. Oběh dokladů v rámci schvalování byl řešen papírovou formou a to často vedlo k nežádoucím prodlením.

Klíčové požadavky na informační systém a cíle nasazení IS FLORES

Základním požadavkem na nový informační systém bylo sjednocení veškerých agend a evidencí do jednotného a komplexního informačního systému s důrazem na:

  • podporu procesního řízení s promítnutím postupů vyžadovaných normami ISO
  • připravenost pro přizpůsobení potřebám VARS BRNO a podporu dalšího rozvoje společnosti
  • datovou otevřenost pro využití dat mimo IS a propojení s externími aplikacemi

Z hlediska technologie se muselo jednat o moderní řešení s třívrstvou architekturou, která je postavena na technologii Microsoft, protože VARS BRNO je certifikovaným partnerem společnosti Microsoft a má pro tuto platformu certifikované profesionály.

V rámci výběru bylo zvažováno několik informačních systémů a volba padla na IS FLORES nejen proto, že nadstandardně splňoval klíčové požadavky VARS BRNO na informační systém a svou funkcionalitou vhodně pokrýval veškeré požadavky na funkcionalitu. Velmi pozitivně byl také vnímán přístup pracovníků FLORES Software, kteří veškerou komunikaci zaměřovali na výsledný užitek z nasazení informačního systému ve společnosti. Návrhy řešení konkrétních požadavků a potřeb VARS BRNO byly vždy ze strany FLORES Software vedeny se zřetelem na dosažení zlepšení konkrétní oblasti.

Popis realizace

Zásadní etapou v rámci nasazení informačního systému ve společnosti VARS BRNO bylo zpracování Projektu implementace, který popsal klíčové procesy ve společnosti a jejich zpracování v IS FLORES, sjednocení a provázání evidencí a napojení na interní aplikace, které byly do komplexního informačního systému integrovány.

Práci na Projektu implementace věnovali klíčoví uživatelé zodpovědní za nasazení jednotlivých částí informačního systému velkou energii, protože tehdy se rozhodovalo o úspěchu projektu a o pozitivním přijetí IS FLORES uživateli.“ uvádí ing. Pavel Doucek, finanční a provozní ředitel společnosti a dodává, „Vedení společnosti si tuto skutečnost uvědomovalo a vytvořilo zodpovědným pracovníkům prostor pro přípravu podkladů a konzultace s projektovým týmem FLORES Software s.r.o.“ Završení procesu zpracování Projektu implementace bylo jeho schválení vedením společnosti a zahájení implementace IS FLORES.

Vzhledem k rozsahu projektu bylo nasazení IS FLORES rozděleno do několika dílčích kroků, které následovaly za sebou s cca měsíčním odstupem. Tím bylo dosaženo cíle nepřetížit pracovníky společnosti VARS BRNO činnostmi souvisejícími s implementací nového IS a nasazení IS FLORES a přechod na centrální řízení procesů a zpracování agend proběhlo v zásadě hladce a bez významných dopadů na fungování společnosti.

Hlavní přínosy nasazení IS FLORES

Nasazení nového informačního systému splnilo cíle a očekávání vedení společnosti a přináší tyto klíčové užitky:

  • sjednocení veškerých agend společnosti do komplexního informačního systému s centrálním zpracováním agend a jednotnou datovou základnou
  • zavedení jednoduchého a přehledného prognózování výnosů z obchodních případů a projektů a porovnání plánovaných nákladů se skutečností
  • přehledné cashflow včetně prognóz z mezd a plateb z faktur a smluv
  • IS FLORES poskytuje maximální variabilitu pro potřeby řízení procesů firmy s možností provádění jednoduchých změn a přizpůsobení
  • podařilo se standardizovat průběh procesů a zvýšit efektivitu prováděných činností s důrazem na důslednou zodpovědnost konkrétních pracovníků
  • byl naplněn cíl vše v jednom (opravdu vše) včetně importu dat z interní aplikace pro odvádění práce na projektech a propojení na WEBovou aplikaci pro vzdálený a zjednodušený přístup k datům IS
  • došlo k zpřehlednění a zjednodušení schvalovacích procesů přijatých a vydaných faktur a pokladních dokladů, zaveden elektronický oběh dokumentů s důrazem na „on-line“ schvalování ze vzdálených lokalit
  • zavedení důsledné evidence obchodních příležitostí včetně sledování jejich fází a pravděpodobností a řízení komunikace