IS FLORES pomáhá společnosti KESAT, a.s. s řízením a vyhodnocováním projektů v reálném čase a umožňuje okamžitě reagovat na nově vzniklé situace.

Stěžejní činností společnosti KESAT, člena nadnárodního holdingu KEBA, je automatizace výrobních linek, modernizace vstřikolisů (z pozice Industry 4.0) a automatizace dřevařské výroby. V současné době se společnost KESAT rovněž zaměřuje na komplexní dodávky robotických pracovišť pro povrchovou úpravu broušením a leštěním.

Cíle a výchozí situace

S nárůstem objemu a vzrůstající složitosti nových projektů se původní neřešení firemní agendy IS, skládající se ze zastarávajícího ekonomického software KOSYS a ostrovních řešení vybudovaných pomocí aplikace Excel, stávalo nevyhovujícím. Roztříštěná a neúplná datová základna neumožňovala tvorbu rychlých analýz pro zakládání a bilancování projektů, resp. sledování a porovnání nákladů a výnosů nad jednotlivými projekty v daném okamžiku, což je pro firmu stěžejní.

Dosavadní řešení rovněž postrádalo ucelenou prodejní agendu, především evidenci nabídek, zakázek a objednávek a řízení vztahů se zákazníky. Tyto agendy buď nebyly řešeny vůbec, nebo byly řešeny samostatně, bez vzájemných vazeb a především bez vazby na projekty.

Prvotním záměrem společnosti bylo pokrýt její potřeby třemi aplikacemi, tedy aplikací pro ekonomiku a účetnictví, projektové řízení a obchodní činnosti. Při přípravě výběrového řízení pak došlo k rozšíření požadavků na nový IS pro malé společnosti. Následovalo rozhodnutí vše řešit jedním ERP systémem, byť za vyšší cenu a náročnější implementaci. Při vlastním výběru dodavatele (z pěti uchazečů) byl kladen důraz na rozsah standardních funkcionalit a podporu stěžejních procesů společnosti malých firem s vazbou na ISO normu. Neméně důležitým kritériem pro výběr nového informačního systému byl i požadavek na příznivý poměr výkon/cena. IS FLORES splnil požadavky společnosti bezezbytku, bez nutností víceprací, a to za cenu o 2/3 nižší než konkurenční IS. Konkurenční nabídky nerespektovaly velikost KESATu a nabízely spoustu funkcionalit využitelných ve středních a velkých podnicích. Naší společností by nebyly nikdy využity, avšak museli bychom si je zakoupit v balíku ERP systému.

Hlavním přínosem nasazení IS FLORES mělo být zefektivnění celkové práce, provázání odloučeně realizovaných činností (nabídky, řízení projektů, účetnictví a controlling), řízení a vyhodnocení projektů. Při relativně stejném objemu zakázek se podstatně snížila administrativní náročnost jejich řízení, a to až o 20 %, díky odstranění neproduktivních činností a kontrol. Dnes je však výhoda úspory času neustálými změnami v daňových a účetních zákonech vymazána, přesto je však IS FLORES velkým pomocníkem v chodu naší malé firmy.

Ing. Pavel Herman, předseda představenstva společnosti KESAT, a.s.

Řešení pomocí IS FLORES

17

SOUČASNÝCH UŽIVATELŮ

Projektové řízení
Mzdy

Přínosy po zavedení IS FLORES

  • Kompletní tok dokladů od nabídky, přes evidenci objednávky přijaté (smlouvy), vytvoření objednávky k dodavatelům a projektům, příjem zboží přímo do projektu, výdej do projektu a fakturace, je vztažen ke konkrétnímu projektu, což umožňuje sledovat plnění termínů a porovnání plánovaných a skutečných nákladů a výnosů projektu.
  • Implementace agendy pro řízení projektů, které nebyly řešeny a které tvoří více než 90 % obratu společnosti, umožnila přechod ke sledování nákladů a výnosů projektů s rozpadem na jednotlivé položky. Uživatelé nemusí „ručně“ vyhodnocovat data a řešit výsledky se zpožděním. Zrychlila se tak reakce na vzniklou situaci (možnost okamžitě dohodnout se zákazníkem případné vícepráce či posun termínu apod.).
  • Sjednocení datové základny, její rozšíření o další oblasti IS, především o projektové řízení, a odstranění redundance dat, umožnilo jednoduše a rychle vyhodnocovat rentabilitu jednotlivých projektů.
  • Konfigurovatelný export dat do šablon aplikace Word usnadnil a umožnil práci nad jedním sdíleným dokumentem nabídky a smlouvy.
  • Možnost implementace firemních procesů, včetně ISO norem do IS FLORES zamezila nutnosti přizpůsobovat firemní procesy tak, jako doposud. IS FLORES je schopen reagovat na případné změny těchto procesů vyvolané vývojem firmy, obvykle nalezneme řešení v již vyvinutých SW nástrojích, které používáme v jiných operacích (nemusí se tedy individuálně vyvíjet).
  • Otevřenost celého systému umožňuje společnosti přidávat do aplikace další oblasti, u kterých postupně vzniká potřeba na jejich sledování a vyhodnocování, ať již se jedná o oblasti, které jsou součástí standardu IS FLORES nebo o individuální řešení. Tato otevřenost systému umožňuje řešit většinu individuálních úprav vlastním IT správcem, čehož firma KESAT využívá z cca 90 %.
  • Možnost definovat a nastavit kontrolní body, které jsou svázány s termíny a činnostmi (jako je např. vystavení faktury, objednání materiálu, objednání kooperace apod.), na které aplikace reaguje. Tyto nadcházející termíny pak připomíná projektovému manažerovi a eskaluje jejich nesplnění nadřízené osobě.
  • Využitím procesního přístupu se zvýšila kvalita sdílení informací a interní komunikace. V dalším kroku došlo k identifikaci jednotlivých procesů uvnitř firmy a pojmenování jejich vlastníků (chcete-li klobouků, z anglického „hats“). To vše se záměrem a důrazem na zodpovědnost příslušných pracovníků za konkrétní činnosti a termíny.
  • Automatizace kontroly činností a průběhu procesů a upozorňování na potenciálně ohrožené termíny slíbené zákazníkům a partnerům, termínů fakturací, jako i zasílání mailových upozornění uživatelům na úkoly, které mají v rámci informačního systému připraveny ke zpracování, usnadnilo uživatelům jejich plánování času a dodržování termínů.
  • Jednoduchá a přehledná prezentace klíčových informací pomáhá uživatelům při jejich rozhodování a organizaci práce.